Hóa đơn đỏ là một cụm từ thường gặp trong các hoạt kinh doanh, kế toán. Khi thanh toán, nhiều người thường yêu cầu đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ cần có loại giấy tờ này để khách hàng mang về. Vậy hóa đơn đỏ là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về loại giấy tờ này.
Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ thực chất là một chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa, dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua. Trên hóa đơn đỏ thể hiện đầy đủ các thông tin người mua, người bán, loại hình sản phẩm, giá trị. Các thông tin trên hóa đơn là căn cứ để xác định tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Giá trị hàng bán trên hóa đơn đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Hóa đơn đỏ có thể được phát hành bởi Bộ Tài chính hay doanh nghiệp tự in ra theo mẫu đăng ký tại cơ quan thuế. Hóa đơn có thể được xuất ra từ chính bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ.
Những quy định dành cho hóa đơn đỏ
Một số quy định về hóa đơn đỏ bạn cần biết như sau:
Quy định in hóa đơn đỏ
Theo quy định của Nhà nước, một doanh nghiệp nếu có phát sinh giao dịch mua bán cần thực hiện đặt in hóa đơn đỏ. Chi cục Thuế là cơ quan trực tiếp quản lý và cho phép đặt in hóa đơn.
Các doanh nghiệp có nhu cầu in hóa đơn cần liên hệ với những cơ sở in. Đơn vị in hóa đơn đỏ phải là nơi đã được cấp phép in hóa đơn đỏ từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Như vậy, hóa đơn bạn in mới đúng theo quy định của Nhà nước.
Những liên cần cho hóa đơn đỏ
Thông thường, khi xuất hóa đơn sẽ có 3 liên khác nhau như: liên trắng, liên đỏ và liên xanh. Trong đó, liên màu hồng nhạt (màu đỏ) sẽ được trả cho khách hàng giữ. Số tiền giá trị gia tăng ghi trên liên đỏ được gọi là thuế GTGT đầu vào. Ở liên xanh (hoặc tím) thể hiện thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Doanh nghiệp cần nộp thuế chênh lệch khi nào?
Trường hợp trong vòng một tháng, nếu thuế GTGT đầu vào lớn hơn tổng thuế đầu ra thì doanh nghiệp sẽ được nhà nước khấu trừ hoặc hoàn mức thuế. Nhưng ngược lại, nếu thuế GTGT đầu vào nhỏ hơn tổng mức thuế đầu ra thì doanh nghiệp sẽ phải nộp cho nhà nước khoản chênh lệch.
Một số lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn đỏ
Việc xuất hóa đơn đỏ như thế nào là đúng quy định cũng là điều mà bạn cần lưu tâm. Dưới đây là những lưu ý cụ thể bạn cần ghi nhớ:
- Khi viết hóa đơn, 3 liên cần được kẹp chồng lên nhau để viết cùng một lúc. Đây là yêu cầu bắt buộc. Không được tách rời từng liên.
- Hóa đơn cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin theo từng mục.
- Không được sửa chữa, tẩy xóa nội dung hóa đơn. Đồng nhất loại mực trên cùng một đơn.
- Nội dung hóa đơn được viết liên tục, tránh ngắt quãng, không chèn chữ hay viết đè lên nhau.
- Phần trống trên đơn không ghi bỏ trống, không được gạch chéo.
- Thời gian ghi trên hóa đơn cần ghi chính xác.
- Hình thức thanh toán sau khi xuất hóa đơn có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Những điều cần biết về hóa đơn đỏ
Bên cạnh các thông tin lưu ý bên trên, bạn nên biết thêm một số thông tin khác liên quan tới hóa đơn đỏ như:
Hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng thông thường
Nhiều đơn vị sử dụng hóa đơn bán hàng màu đỏ nên nhiều người lầm tưởng hóa đơn bán hàng là hóa đơn đỏ. Do đó, bạn cần biết và phân biệt chính xác 2 loại hóa đơn này để không bị nhầm lẫn.
Mỗi loại hóa đơn có những định nghĩa cụ thể, mang các đặc điểm khác nhau.
- Hóa đơn đỏ là loại hóa đơn mà người mua yêu cầu đơn vị bán hàng xuất để làm phương tiện giúp người mua có thể thanh toán với đơn vị của họ. Loại hóa đơn này mang ý nghĩa cho doanh nghiệp bởi nó được ghi nhận vào hệ thống doanh thu bán hàng. Giá trị thể hiện trên hóa đơn đỏ bao gồm: Giá trị hàng hóa chưa tính thuế, tiền thuế GTGT, thuế suất khấu trừ. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn đỏ để tiến hành hạch toán sổ sách, theo dõi giá trị hàng hóa, công nợ, thuế khấu trừ,… Được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất và phân phối. Ví dụ như phân phối cháo Matsuya, sản xuất máy photocopy,…
- Hóa đơn bán hàng đơn giản hơn rất nhiều. Đây là giấy tờ kê khai các sản phẩm dịch vụ, số lượng, giá tiền mà người bán cung cấp cho người mua. Các quy định với hóa đơn bán hàng đơn giản, không ngặt nghèo như hóa đơn đỏ. Hóa đơn bán hàng không có giá trị để căn cứ hạch toán.
Ví dụ: khi bạn mua văn phòng phẩm với số lượng lớn ở cửa hàng officexinh.com, nếu bạn mua cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể yêu cầu cửa hàng xuất hóa đơn đỏ cho mình để có thể về thanh toán với công ty, cơ quan,… Ngược lại nếu bạn chỉ mua cho cá nhân sử dụng, bạn không cần phải xuất hóa đơn đỏ mà cửa hàng chỉ cần xuất cho bạn hóa đơn bán hàng (những hóa đơn thông thường) để chứng minh là bạn đã mua hàng tại cửa hàng cũng như thống kê sản phẩm bạn đã mua.
Tại sao cần mua hóa đơn đỏ?
Bên cạnh việc đăng ký kinh doanh, đăng ký con dấu riêng cho doanh nghiệp thì việc mua hóa đơn đỏ giúp doanh nghiệp cân đối, bù trừ thuế GTGT và thuế đầu vào. Việc mua hóa đơn có thể hạn chế đi số tiền cần phải nộp cho nhà nước. Loại giấy tờ này sẽ ghi nhận các chi phí tính thuế, giảm thiểu số tiền thuế thu nhập cho doanh nghiệp mỗi năm.
Một số đơn vị doanh nghiệp quy mô nhỏ thường mua hóa đơn đỏ. Nhưng bạn nên nhớ, cần phải hiểu rõ quy định hóa đơn đỏ và thực hiện nghiêm túc để tránh vi phạm quy định của pháp luật. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến những quy định pháp luật về làm con dấu, nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về con dấu trong kinh doanh, bạn có thể liên hệ công ty khắc dấu mai vàng để được tư vấn thêm.
Rủi ro khi mua hóa đơn đỏ khống
Bên bán hóa đơn sẽ là đơn vị cung cấp hóa đơn đỏ cho bên mua. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp hóa đơn đỏ bị làm khống.
Theo quy định chung của Nhà nước, hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu thì bên mua cần chuyển khoản cho bên bán. Bên bán sẽ tính toán trừ đi chi phí cho bên mua và rút tiền mặt để trả bên mua.
Các cơ quan làm hóa đơn khống có thể bị cơ quan thuế kiểm tra bất cứ lúc nào nếu họ có phát giác ra sai phạm. Doanh nghiệp làm hóa đơn khống dù không có đầy đủ chứng cứ thì cũng thuộc diện bị cơ quan thuế để ý. Nếu có đầy đủ chứng cứ, doanh nghiệp sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật, nhẹ là xử phạt hành chính, nặng thì điều tra dân sự.
Việc làm hóa đơn đỏ đòi hỏi bạn phải hiểu luật, chấp hành đúng luật thì mới đảm bảo có thể phát triển và không bị rắc rối.
Hi vọng với những thông tin chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp ích nhiều cho bạn!
