Cuối năm, shop công nghệ thường mắc những sai lầm kinh doanh nào?
Top 10 sai lầm thường gặp về kinh nghiệm kinh doanh cuối năm nằm ở ba nhóm chính: kiểm kê và đối soát, quản lý công nợ cùng chi phí, và cách chạy khuyến mãi. Đây là những lỗi xuất hiện thường xuyên ở shop nhỏ và vừa, và mỗi lỗi đều có thể kéo theo thiệt hại tiền thật.
Bài này hướng tới chủ shop phụ kiện, linh kiện hay thiết bị số quy mô nhỏ đến vừa. Nếu bạn đang bán vài chục đến vài trăm mã hàng, phần lớn nội dung bên dưới có thể áp dụng ngay.
Lưu ý: các con số về chi phí hay tỷ lệ hoàn hàng trong bài chỉ mang tính tham khảo. Bạn nên tự kiểm chứng theo quy mô và mô hình kinh doanh của shop mình.
Tiêu chí chọn 10 sai lầm và giới hạn của danh sách
Chúng tôi chọn theo ba tiêu chí. Thứ nhất, lỗi xảy ra thường xuyên. Thứ hai, lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Thứ ba, lỗi dễ nhận ra khi bạn kiểm kê.
Danh sách này không thay thế được kế toán chuyên nghiệp. Một số mục còn phụ thuộc mô hình kinh doanh, ví dụ shop bán qua sàn khác với shop bán trực tiếp.
Sai lầm 1 đến 3: kiểm kê tồn kho và đối soát đơn hàng
Sai lầm đầu tiên là chốt số tồn kho trên phần mềm mà không đếm thực tế. Sổ sách ghi còn 40 củ sạc, nhưng kệ chỉ còn 32. Chênh lệch này không tự biến mất, và sẽ lộ ra khi bạn tính lợi nhuận.
Sai lầm thứ hai là bỏ sót đối soát đơn online với báo cáo của sàn hoặc cổng thanh toán. Đơn đã giao nhưng chưa về tiền, hoặc đơn bị hủy sau khi đã đóng gói, rất dễ bị bỏ qua nếu không đối chiếu từng đơn.
Sai lầm thứ ba là coi kiểm kê thủ công là đủ. Với shop nhiều mã hàng, đếm tay tốn nhiều ngày và dễ sai. Bạn có thể dùng phần mềm quản lý kho, nhưng vẫn nên kiểm kê thực tế ít nhất một lần để có số gốc đáng tin.
Sai lầm 4 đến 6: công nợ, hoàn hàng và chi phí vận chuyển
Công nợ với nhà cung cấp và khách trả góp dễ bị quên vào cuối năm. Một khoản nhỏ chưa đối chiếu có thể lớn dần sau vài tháng.
Tỷ lệ hoàn hàng thường tăng dịp cuối năm, nhưng nhiều shop không đưa phần này vào chi phí thật. Hàng hoàn về vẫn tốn công đóng gói, vận chuyển hai chiều và có thể mất giá vì trầy xước.
Chi phí vận chuyển và phí sàn cũng hay bị ước tính thấp. Bạn nên lấy số liệu thực từ bảng sao kê thay vì con số ước lượng.
- Công nợ nhà cung cấp: đối chiếu hàng tháng
- Đơn hoàn: theo dõi tỷ lệ theo từng sàn
- Phí vận chuyển và phí sàn: lấy từ sao kê thực tế
Sai lầm 7 và 8: chạy khuyến mãi mà không tính biên lợi nhuận
Giảm giá sâu là cám dỗ lớn nhất cuối năm. Nhưng biên lợi nhuận của linh kiện thường mỏng. Giảm 20% một sản phẩm đang lãi 15% nghĩa là bạn đang bán lỗ, dù doanh thu trên báo cáo trông đẹp.
Sai lầm thứ tám là không theo dõi chi phí quảng cáo so với doanh thu thực nhận. Sau khi trừ phí sàn, phí hoàn và giá vốn, phần còn lại có thể rất ít. Bạn nên tính ngưỡng hòa vốn riêng cho từng nhóm sản phẩm.
Sai lầm 9 và 10: bỏ qua bảo mật và sao lưu dữ liệu
Nhiều shop không sao lưu dữ liệu bán hàng và sổ sách trước kỳ nghỉ cuối năm. Nếu máy hỏng hoặc tài khoản bị khoá đúng lúc đó, bạn có thể mất cả lịch sử giao dịch.
Sai lầm thứ mười là dùng chung một mật khẩu cho ví điện tử, cổng thanh toán và email. Một lần lộ mật khẩu có thể kéo theo nhiều tài khoản cùng lúc. Giải pháp bảo mật mạnh hơn thường có chi phí, nên bạn cần cân nhắc theo quy mô shop.
Kinh nghiệm chuẩn bị tổng kết cuối năm cho shop nhỏ
Cách dễ nhất là chia việc theo tuần: tuần đầu kiểm kê, tuần hai đối soát, tuần ba sao lưu và rà công nợ. Tránh dồn tất cả vào một buổi tối.
Hãy phân biệt việc tự làm và việc nên thuê ngoài. Đối soát đơn và kiểm kê bạn có thể tự làm. Phần thiết lập bảo mật hay bảo trì hệ thống thường nên nhờ người có chuyên môn.
Ví dụ giả định: dòng tiền có thể thất thoát thế nào?
Giả sử một shop phụ kiện không đối soát cổng thanh toán suốt hai tháng cuối năm. Khi chốt sổ, số tiền về tài khoản có thể thấp hơn doanh thu ghi nhận. Việc tìm nguyên nhân thường mất nhiều thời gian, và đa phần nằm ở các đơn hoàn hoặc khoản phí chưa được trừ.
Bài học đơn giản: đối soát đều đặn, đừng đợi đến cuối năm. Hãy lập bảng đối chiếu hàng tuần và giữ chứng từ từng giao dịch.
Mẹo chốt sổ cuối năm và lưu ý khi tự kiểm tra
Trước khi chốt sổ, bạn nên kiểm tra lại:
- Đã kiểm kê thực tế, không chỉ xem phần mềm
- Đã đối soát đơn với sàn và cổng thanh toán
- Đã sao lưu dữ liệu ra ổ riêng
Khi dùng công cụ hỗ trợ, đừng tin ngay quảng cáo tính năng. Hãy thử trên một lượng dữ liệu nhỏ trước. Nếu số liệu mãi không khớp, hãy nhờ chuyên gia kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ nên kiểm kê cuối năm bao lâu một lần?
Ít nhất mỗi quý một lần là hợp lý. Shop nhiều mã hàng hoặc nhiều đơn mỗi ngày nên kiểm kê hàng tháng. Kiểm kê cuối năm là cần thiết, nhưng đừng coi đó là lần duy nhất.
Có cần tách tài khoản ví điện tử riêng cho kinh doanh không?
Nên có. Tách tài khoản giúp đối soát dễ hơn và tránh lẫn tiền cá nhân với tiền shop. Sổ sách cũng rõ ràng hơn khi cần kiểm tra.
Làm sao biết khuyến mãi cuối năm có đang lỗ không?
Lấy giá bán trừ đi giá vốn, phí sàn, phí vận chuyển và chi phí quảng cáo tính cho đơn đó. Nếu kết quả âm, chương trình đang lỗ.
Chi phí đối soát và bảo trì hệ thống cho shop nhỏ khoảng bao nhiêu?
Mức này phụ thuộc quy mô và dịch vụ bạn chọn, nên chúng tôi không đưa con số cụ thể. Bạn nên xin báo giá từ nhiều đơn vị, so sánh và kiểm chứng phạm vi công việc trong từng báo giá.
Tham khảo thêm: cuối năm nên kinh doanh mặt hàng gì để lợi nhuận cao, top 7 sai lầm thường gặp về ví điện tử và cổng thanh toán online, SEO, website và chuyển đổi số cho doanh nghiệp, all-fusion.
