Nếu bạn là developer làm nghề tự do, chắc hẳn đã từng gặp cảnh này. Sản phẩm chạy ổn, bàn giao suôn sẻ. Nhưng khi khách lớn đòi hóa đơn VAT hay muốn ký hợp đồng với một pháp nhân thì mọi thứ bỗng khựng lại. Tài khoản cá nhân lúc đầu rất tiện. Có điều, khi quy mô dự án lớn dần, nó trở thành rào cản thật sự. Đội ngũ bên mình đã gặp không ít trường hợp như vậy, và bài viết này ghi lại những gì chúng tôi rút ra được. Nếu bạn đang cân nhắc thành lập doanh nghiệp tại hà nội, hãy đọc hết để hiểu rõ thời điểm phù hợp và cách làm. Có thể bạn sẽ thấy mình đang ở đúng giai đoạn đó.
Khi nào freelancer dev nên cân nhắc thành lập công ty
Không phải freelancer nào cũng cần lập công ty ngay từ đầu. Với các dự án nhỏ, làm lẻ và khách hàng cá nhân, cách làm quen thuộc vẫn ổn. Vấn đề chỉ thật sự xuất hiện khi bạn rơi vào một vài tình huống cụ thể.
Tín hiệu thường gặp nhất là khách hàng doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn VAT để hạch toán chi phí. Với họ, đây là điều kiện bắt buộc, không phải lựa chọn. Một tín hiệu khác là hợp đồng có giá trị lớn, khi bên ký cần một pháp nhân có tư cách rõ ràng để chịu trách nhiệm. Và khi bạn muốn tuyển thêm người hoặc chia việc cho một nhóm nhỏ cùng làm, tài khoản cá nhân gần như không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự và thanh toán.
Chúng tôi từng làm việc với một developer rất giỏi ở mảng backend. Ban đầu anh chỉ nhận vài dự án nhỏ qua tài khoản cá nhân. Sau một thời gian, uy tín lan rộng, và một tập đoàn lớn mời anh tham gia dự án kéo dài nhiều tháng. Đến khâu ký hợp đồng, phía khách hỏi anh có xuất được hóa đơn VAT không, có ký với tư cách pháp nhân không. Anh buộc phải từ chối. Lý do không nằm ở năng lực, mà ở chỗ chưa có tư cách pháp lý phù hợp. Nghe thì tiếc, nhưng đó là bài học mà nhiều người trong nghề đều từng trải qua.
Câu chuyện đó không hiếm. Doanh nghiệp lớn thường có quy trình thanh toán khá chặt chẽ, nên khó chi trả cho một cá nhân đơn lẻ. Dù có miễn cưỡng làm được, mọi thứ vẫn rối rắm và tốn thời gian cho cả hai bên. Khi khách bắt đầu hỏi những câu này, đó là lúc bạn nên chuẩn bị.
Chuẩn bị gì trước khi chuyển sang mô hình công ty
Điều khiến nhiều freelancer chần chừ thường không phải là có nên lập công ty hay không, mà là làm thế nào cho đúng. Đa số dev quen với code và sản phẩm hơn là giấy tờ hành chính. Vì vậy, trước khi bắt tay vào thủ tục, nên nắm vài điểm nền tảng.
Việc đầu tiên là chọn loại hình doanh nghiệp. Nếu làm một mình, công ty TNHH một thành viên thường gọn nhẹ nhất. Khi có đối tác cùng góp vốn, công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ phù hợp hơn. Công ty cổ phần phức tạp hơn nhiều và thường dành cho kế hoạch gọi vốn hoặc quy mô lớn. Mỗi loại hình có cách quản trị, nghĩa vụ thuế và mức trách nhiệm riêng, nên đừng chọn chỉ vì nghe quen tai.
Tiếp theo là ngành nghề kinh doanh. Phần này nhiều người hay bỏ qua. Mã ngành cần khớp với dịch vụ bạn thực sự cung cấp, như lập trình phần mềm, tư vấn công nghệ hay thiết kế web. Khai thiếu hoặc lệch ngành có thể gây vướng víu khi kê khai thuế về sau, và việc sửa lại đôi khi phiền hơn bạn nghĩ.
Cuối cùng là hồ sơ và thời gian. Bạn sẽ cần giấy tờ tùy thân, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện pháp luật cùng các biên bản liên quan. Thời gian xử lý có thể thay đổi theo từng thời điểm, nên hãy tính trước để không làm lỡ tiến độ một hợp đồng đang chờ ký.
Tự nộp hồ sơ hay nhờ đơn vị tư vấn
Bạn hoàn toàn có thể tự nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký kinh doanh. Tuy vậy, với người mới, chỉ cần sai một mã ngành hay thiếu một giấy tờ là phải làm lại và mất thêm nhiều ngày. Đó cũng là lý do nhiều freelancer chọn đơn vị tư vấn để tiết kiệm thời gian và công sức.
Khi chọn đơn vị, nên hỏi kỹ về phạm vi công việc. Họ có tư vấn loại hình và ngành nghề không? Có hỗ trợ khắc con dấu và mở tài khoản ngân hàng không? Sau khi lập xong, họ có hướng dẫn kê khai thuế ban đầu hay không? Theo kinh nghiệm của đội ngũ bên mình, phần hỗ trợ sau thành lập thường quan trọng không kém khâu nộp hồ sơ.
Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách nhận thanh toán cho công việc tự do, bạn có thể đọc bài giải pháp công nghệ ví điện tử cho dev nhận thanh toán từ khách hàng freelance quốc tế. Việc nhận tiền đúng kênh cũng liên quan trực tiếp đến hồ sơ tài chính của công ty, nên đây là phần đáng đọc trước khi quyết định.
Nếu bạn đang tính đến việc mở rộng sang nhiều khách hàng hoặc thị trường, một số đơn vị còn tư vấn cả chiến lược phát triển, nên đừng ngại hỏi thêm khi lựa chọn.
Sau khi có công ty, việc đầu tiên cần làm
Nhiều người nghĩ có giấy phép là xong. Thực tế, giai đoạn sau mới dễ phát sinh lỗi. Bạn cần xác định phương pháp kê khai thuế phù hợp, đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và chuyển dần các hợp đồng đang thực hiện sang tên công ty. Việc chuyển hợp đồng nghe nhỏ nhưng dễ bị bỏ sót, dẫn đến tình trạng hợp đồng cũ vẫn đứng tên cá nhân.
Nên tách tài khoản ngân hàng để dòng tiền công việc và tiền cá nhân không lẫn vào nhau. Đây là việc nhỏ nhưng giúp sổ sách rõ ràng hơn rất nhiều khi cần đối chiếu. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn bộ mẫu hợp đồng và báo giá mang tên pháp nhân. Khi khách lớn gửi yêu cầu, trình ngay hồ sơ đầy đủ thường được đánh giá tin cậy hơn hẳn.
Quyết định chuyển sang mô hình công ty không cần vội vàng, nhưng cũng đừng chờ đến khi bỏ lỡ một hợp đồng lớn mới làm. Một bước đi đúng thời điểm sẽ giúp bạn mở rộng dự án mà không còn băn khoăn về giấy tờ.
