Hóa đơn khách sạn là công cụ không thể thiếu trong kinh doanh khách sạn ngày nay. Bỏ xa sự cũ kỹ và lỗi thời của những hóa đơn đỏ giấy ngự trị trong thời gian trước. Sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn ngày nay cho thấy được tính ưu việt lớn. Nếu quý vị còn nhiều băn khoăn chưa tường tận. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu tất tần tật về khái niệm, vai trò, điều kiện sử dụng điện tử hóa đơn dành cho bạn.
Tìm hiểu về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rất rõ. Đó là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng online và cung ứng dịch vụ. Được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Tất cả đều được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế. Và được lưu trữ trê máy tính của các bên theo quy định của pháp luật. Bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn khác như: tem, thẻ, vé…
- Phiếu thu phí vận chuyển hàng không. Phí vận chuyển quốc tế…
Hình thức, nội dung được lập theo thông lệ quốc tế cùng các quy định của pháp luật liên quan. Xác định số hóa đơn phải đảm bảo được nguyên tắc liên tục, thời gian theo trình tự. Mỗi hóa đơn chỉ được tạo và xuất ra đúng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử quan trọng như thế nào với khách sạn?
Vai trò của hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn có thể nói là rất quan trọng. Bởi kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh đặc thù. Trên cơ sở cung cấp những dịch vụ lưu trú, ăn uống và những dịch vụ bổ sung. Nhằm đáp ứng các nhu cầu ăn uống, nghỉ ngơi, giải trí của khách hàng tại các điểm du lịch.
Lượng khách mỗi ngày của khách sạn là rất lớn. Đặc biệt là vào mùa cao điểm hay dịp lễ tế thì lượng khách đặt phòng khách sạn càng nhiều hơn. Kéo theo đó là lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ. Đồng thời, xuất hiện nhan nhãn là các hình thức mua bán, đặt hàng qua mạng. Khiến cho nguồn khách hàng đổ về rất lớn. Họ sử dụng dịch vụ đặt phòng khách sạn thông qua các kênh OTA vô cùng đa dạng. Điều này đặt ra vấn đề về bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng. Bởi nếu để lộ thông tin của khách hàng sẽ ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn.
Vào mùa cao điểm, việc lưu trữ hóa đơn phục vụ cho tra cứu, báo cáo, kiểm tra. Nếu áp dụng hóa đơn giấy sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn. Bởi nó luôn tồn tại những nhược điểm lớn. Làm mất khá nhiều thời gian, dễ sai sót, dễ thất lạc, khó lưu trữ, bảo quản. Gây tốn chi phí cho khách sạn. Chính vì thế, việc ứng dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn là hết sức cần thiết.
Những lợi ích không ngờ từ hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn
Không các đóng vai trò quan trọng không thể thiếu. Mà hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn còn cho thấy được nhiều lợi ích lớn:
Lợi ích tiết kiệm thời gian
Trước đây, việc in ấn và phát hành hóa đơn giấy mất rất nhiều thời gian. Thông thường phải từ 2 – 4 tuần. Chưa kể là tốn thời gian để ngồi viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, gửi cho khách. Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử, chưa đầy một phút mọi thứ hoàn tất. Khách sạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử và gửi mail đến khách hàng. Chỉ với vài thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian nhất. Ngoài ra còn giúp tiết kiệm thời gian ngồi tra cứu, báo cáo cho kế toán.
Tiết kiệm chi phí
Hóa đơn điện tử khách sạn còn giúp tiết kiệm chi phí cho nhiều khâu. Đó là tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí lưu kho cũng như bảo quản hóa đơn. Sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn sẽ giúp tiết kiệm đến 80% chi phí. Điểm ưu việt của điện tử hóa đơn là được số hóa. Nên khách sạn không cần phải để ý đến việc lưu kho, bảo quản. Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý khách sạn thông minh. Việc tra cứu thông tin hóa đơn cũng rất dễ dàng và nhanh chóng.
Loại bỏ hoàn toàn hóa đơn giả
Một vấn đề nhức nhối hiện nay chính là xuất hiện tràn lan hóa đơn giả. Với những cơ quan chức năng và các khách sạn làm ăn chân chính. Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm tra và làm mất uy tín trong kinh doanh. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp tránh được nỗi lo này.
Thuận lợi cho khách sạn trong các thủ tục hành chính
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn sẽ giảm đáng kể thủ tục hành chính. Cho phép phê duyệt, gửi đi nhiều hóa đơn xác thực theo lô cùng lúc tạo lập mới và xuất bản hóa đơn nhanh chóng. Chỉnh sửa, lập mới hay thay thế, xóa bỏ cũng thật dễ dàng. Hơn nữa, còn cho phép gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng và tự động. Báo cáo đầy đủ hóa đơn, doanh thu, trích xuất dữ liệu ra phần mềm khai thuế…
Giảm thiểu các rủi ro cho khách sạn
Việc không cần lưu kho như cách bảo quản hóa đơn giấy sẽ giảm thiểu nhiều rủi ro cho khách sạn. Chẳng hạn như hóa đơn bị cháy, thất lạc, lộ thông tin khách hàng…
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn
Theo quy định của khoản 2, điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Để sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn cần đáp ứng:
- Là tổ chức kinh doanh khách sạn có đủ điều kiện. Đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với các cơ quan khai thuế. Hoặc khách sạn có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, các thiết bị truyền tin. Đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Với đội ngũ người thực với đầy đủ trình độ và khả năng tương xứng. Đáp ứng được yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Khách sạn phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
- Khách sạn phải có phần mềm khách sạn, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, không phục, lưu trữ dữ liệu. Đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Hệ thống lưu trữ dữ liệu của khách sạn phải đáp ứng. Hoặc được minh chứng là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống dữ liệu. Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống xảy ra sự cố.
Lời kết
Kinh doanh khách sạn là lĩnh vực đặc thù đòi hỏi phải thực sự nhanh nhạy. Cùng với đó là áp dụng những phương pháp kinh doanh phù hợp. Sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn là lựa chọn thông minh. Mang đến hiệu quả cao, quản lý dễ dàng. Tuy nhiên, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự có hiệu quả mang đến lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Thì quý vị cần chọn lựa nhà cung cấp uy tín. Được Tổng cục thuế chứng nhận và khuyến khích sử dụng nhé. Nếu bạn chưa sở hữu cho riêng doanh nghiệp bạn phần mềm quản lý khách sạn thì bạn có thể nhờ tới những đơn vị dịch vụ thiết kế web khách sạn mona với nhiều năm kinh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế web, phần mềm quản lý kể cả web app đáp ứng nhiều doanh nghiệp nhỏ lớn khác nhau.
